Makalah Manajemen : Pengaruh Sistim Informasi Pada Pengambilan Keputusan

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

            Saat ini peranan system informasi  (SI) sudah tidak dapat dipungkiri lagi. Kemajuan teknologi yang begitu pesatnya semakin menambah peranan system informasi di segala bidang. Mulai dari bidang pendidikan hingga bisnis dalam suatu perusahaan atau organisasi. Semuanya menggunakan system informasi untuk mendukung sebagian maupuns seluruh kegiatan mereka.

System informasi bukan hanya diperlukan oleh  perusahaan berskala besar dalam suatu bisnis, tetapi juga system informasi digunakan dalam perusahaan berskala sedang maupun kecil dalam dunia bisnis.  Informasi merupakan kinci berkembangnya suatu perusahaan atau organisasi. tanpa adanya informasi, maka perkembangan suatu perusahaan akan menjadi kurang baik.

            Tujuan system informasi itu sendiri adalah untuk mendukung kegiatan operasi bisnis suatu perusahaan, mendukung keperluan managerial, dan juga mendukung keunggulan strategis dalam organisasi. Jadi sudah sewajarnya teknologi digunakan oleh semua pihak dalam menjalankan kegiatan perusahaan dalam dunia bisnis. Dalam perusahaan, system informasi digunakan baik dibidang pemasaran, produksi, keuangan maupun dibidang lain dalam organisasi. seperti dalam pemasaran, system informasi sangat mendukung dalam menentukan segmentasi. Positioning dan juga targeting.  Bidang  keuangan juga berkaitan erat dengan dengan sistem informasi, dimana proses produksi dapat dilakukan dengan informasi dari pemasaran, dan bidang keuangan menyediakan dana untuk proses produksi yang telah direncanakan.

1.2. Rumusan Masalah

Masalah timbul karena adanya tantangan kesangsian ataupun kebingungan kita terhadap suatu hal ataupun fenomena, adanya halangan dan rintangan, baik antar kegiatan atau antar fenomena, baik yang telah ada maupun yang aka ada,

Masalah merupakan suatu keadaan atau pernyataan yang menyatakan adanya penyimpangan atau perbedaan antara realisasi dengan rencana yang dapat menggangu jalan nya operasi perusahaan, sehingga membutuhkan suatu pemecahan gar perusahaan dapat mempertahankan kelangsungan hidupnya. Maka berdasarkan pernyataan diatas, permasalahan yang timbul dalam peranan system informasi dalam pengambilan keputusan dapat disimpulkan. “Seberapa penting peranan system informasi dalam pengambilan keputusan”.

1.3. Tujuan Makalah

Adapun tujuan masalah system informasi dalam pengambilan keputusan ini adalah untuk mengetahui, sejauh mana perusahaan dapat berkembang dan dapat mempertahankan bisnisnya dengan dengan adanya system informasi yang diterapakn dalam organisasi untuk pengambilan keputusan perusahaan ataupun organisasi.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Tinjauan Pustaka

2.1.1. Sistem Informasi

Sistem Informasi Terdiri dari dua kata yaitu Sistem dan Informasi. Sistem sendiri berarti gabungan dari beberapa sub sistem yang bertujuan untuk mencapai satu tujuan. Informasi berarti sesuatu yang mudah dipahami oleh si penerima. Sistem Informasi memiliki makna sistem yang bertujuan menampilkan informasi. Pada jaman dahulu sebelum sistem computer ada maka sistem informasi ini telah lebih dahulu ada dan berjalan dengan baik. Komponen/blok masukan merupakan blok sistem informasi yang bertugas menangkap (capturing) terhadap data data dari luar sistem informasi. Blok masukan inilah yang bertugas melakukan konversi data dari yang bentuknya alamiah manjadi data yang dapat diwakili dalam bentuk digital yang kemudian diklasifikasikan ke dalam salah satu tipe data yang tersedia.

Menurut John F. Nash (1995:8) Sistem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting,proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantumanajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat.

            Sedangkan menurut Henry Lucas (1988:35) Sistem Informasi adalah Suatu kegiatan dari prosedurproseduryang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi.

            Menurut John F.Nash dan Martil B.Robert (1988:35) Sistem Informasi adalah kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi pentingm, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal.

            Dari ketiga pengertian sitem informasi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi menyediakan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen, operasi perusahaan dari hari ke hari dan informasi yang layak untuk pihak luar perusahaan.

            Sementara itu, dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1995:950) disebutkan bahwa sistem mempunyai dua pengertian; (a) Seperangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas; dan (b) Susunan yang teratur dari pandangan, teori, asas, dan sebagainya.

            Sistem Informasi (SI) memegang peranan yang cukup penting Apalagi di era globalisasi seperti sekarang ini. Hampir di seluruh sektor bisnis di dunia ini menggunakan sistem informasi di perusahaan mereka. Bukan hanya itu mereka pun selalu berusaha melakukan berbagai macam cara untuk menggembangkan sistem informasi yang digunakan di perusahaan mereka. Hal tersebut disebabkan karena sistem informasi memegang peranan yang cukup penting dalam bisnis mereka. Adapun peranan dan fungsi utama dari sistem informasi adalah :

1. Mendukung Operasi Bisnis . Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistim informasi menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi/kegiatan bisnis sehari-hari. Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan Sistim Informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi keberbagai fungsi bisnis menjadi kritis/penting .
2. Mendukung Pengambilan Keputusan Managerial. Sistim informasi dapat mengkombinasikan informasi untuk membantu manager menjalankan menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama dapat membantu para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya. Sistem Informasi akan membantu para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih bermakna.
3. Mendukung Keunggulan Strategis. Sistim informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran strategis perusahaan dapat men-ciptakan keunggulan bersaing di pasar.

2.1.2 Pengambilan Keputusan

            Keputusan adalah suatu reaksi terhadap beberapa solusi alternatif yang dilakukan secara sadar dengan cara menganalisa kemungkinan - kemungkinan dari alternatif tersebut bersama konsekuensinya.Setiap keputusan akan membuat pilihan terakhir, dapat berupa tindakan atau opini. Itu semua bermula ketika kita perlu untuk melakukan sesuatu tetapi tidak tahu apa yang harus dilakukan.  

Pengambilan keputusan adalah suatu hasil atau keluaran dari proses mental atau kognitif yang membawa pada pemilihan suatu jalur tindakan di antara beberapa alternatif yang tersedia. Setiap proses pengambilan keputusan selalu menghasilkan satu pilihan final

Secara umum, pengertian pengambilan keputusan telah dikemukakan oleh banyak ahli, diantaranya adalah :

1. G. R. Terry : Mengemukakan bahwa pengambilan keputusan adalah sebagai pemilihan yang didasarkan kriteria tertentu atas dua atau lebih alternatif yang mungkin.

2. Claude S. Goerge, Jr : Mengatakan proses pengambilan keputusan itu dikerjakan oleh kebanyakan manajer berupa suatu kesadaran, kegiatan pemikiran yang termasuk pertimbangan, penilaian dan pemilihan diantara sejumlah alternatif.

3. Horold dan Cyril O’Donnell : Mereka mengatakan bahwa pengambilan keputusan adalah pemilihan diantara alternatif mengenai suatu cara bertindak yaitu inti dari perencanaan, suatu rencana tidak dapat dikatakan tidak ada jika tidak ada keputusan, suatu sumber yang dapat dipercaya, petunjuk atau reputasi yang telah dibuat.

4. P. Siagian : Pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan sistematis terhadap suatu masalah, pengumpulan fakta dan data, penelitian yang matang atas alternatif dan tindakan.

2.1.3. Peranan Sistem Informasi Dalam Pengambilan Keputusan

Sesuai dengan tujuannya, sistem informasi manajemen diharapkan mampu membantu setiap orang yang membutuhkan pengambilan keputusan dengan lebih tepat dan  akurat. Namun disadari bahwa dengan berbagai peran yang dimiliki dalam aktivitas yang dilaksanakannya, setiap orang berusaha untuk dapat memenuhi tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya dengan baik.

Dalam usaha memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin membuat banyak keputusan. Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan.

Kondisi ini menjadi tidak mudah dengan semakin rumitnya aktivitas dan keterbatasan sumber daya yang tersedia. Apalagi informasi yang dibutuhkan tidak berasal langsung dari sumbernya. Untuk itu manajemen sebagai pengguna informasi membutuhkan suatu sistem pendukung (support systems) yang mampu meningkatkan pengambilan keputusannya, Sistem Informasi Manajemen terutama untuk kondisi yang tidak terstruktur atau pun sistem pendukung untuk tingkatan tertentu saja.

 

a.      Langkah-Langkah Pengambilan Keputusan

Adapun langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan adalah sebagai berikut:

1. Mengenali Suatu Masalah

            Proses pengambilan keputusan berawal dari adanya masalah, atau lebih tepatnya kesenjangan antara keadaan nyata dan keadaan yang dikehendaki. Mengenali masalah dengan efektif tidak lah mudah atau sepele manajer dapat mengenali masalah dengan baik jika mereka memahami tiga sifat masalah:

·         Harus sadar terhadap masalah,

·         Berada dalm tekanan untuk bertindak.

·         Memiliki sumberdaya yang diperlukan untuk bertindak.

2. Mengidentifikasi Kriteria Keputusan

            Setelah manajer mengidentifikasi masalah yang membutuhkan perhatian, kriteria keputusan yang penting untuk memecahkan masalah tersebut harus diidentifikasi. Artinya, para manajer harus menentukan apa yang relevan dalam pengambilan keputusan.

3. Mengalokasikan Kriteria

            Kriteria yang diidentifikasi tidak semuanya sama penting, oleh karena itu para pengambil keputusan harus memberi bobot kebutir-butir tersebut untuk memberinya prioritas yang tepat dalam pengambilan keputusan.

4. Menyusun Alternatif

            Dari masalah pengambil keputusan menyusun alternatif-alternatif yang mungkin sebagai salah satu keputusan.

5. Menganalisis Alternatif

            Setelah alternatif-alternatif itu teridentifikasi pengambil keputusan secara kritis menganalisis masing-masing alternatif. Yaitu dengan cara mengevaluasi kekuatan dan kelemahan dari masing-masing alternatif tersebut.

6. Memilih Sebuah Alternatif

            Dari alternatif-alternatif yang telah diidentifikasi, alternatif yang terbaik akan dipilih.

7. Mengimplementasikan Alternatif Terpilih

            Alternatif yang terpilih diterapkan menjadi sebuah tindakan. Implementasi mencakup penyampaian keputusan itu kepada orang-orang yang berpengaruh dan mendapatka komitmen mereka atas keputusan tersebut.

8. Mengevaluasi Keefektifan Keputusan

            Langkah terakhir dalam proses pengambilan keputusan mencakup menilai hasil keputusan tersebut apakah masalah telah teratasi atau tidak. Jika masalah itu ternyata masih ada, manajer harus memperkirakan apa yang keliru.

           

b.      Pengelolaan Informasi Oleh Manager

Adapun pengelolaan informasi yang dilakukan manajer dalam mengambil keputusan dapat diterapkan dengan beberapa hal:

·         Manajer harus memastikan apakah data sudah terkumpul atau belum, dan apabila data tersebut sudah terkumpul maka digunakan dalam kegiatan organisasi atau perusahaan

·         Manajer harus dapat memastikan informasi dapat diterima manajer tingkat menengah,manajer tingkat bawah dan karyawan sehingga dapat dimanfaatkan dalam kegiatan organisasi dengan baik

·         Manajer membuang informasi yang tidak berguna dengan mengganti informasi yang dapat dipercaya dan akurat.

Disisi lain dapat dijelaskan fungsi informasi yang dikelolah manajer dalam mengambil keputusan yaitu:

-           menambah pengetahuan,

-          mengurangi ketidak pastian,

-          mengurangi resiko kegagalan,

-          mengurangi keanekaragaman data yang tidak diperlukan

-          ,memberikan aturan,ukuran dan keputusan yang terarah.

Selain penjelasan datas, terdapat pula dukungan system informasi terhadap pengambilan keputusan menurut kegiantanya, antara lain :

1.      Kegiatan Intelijensi (intelligence activities).

Yaitu kegiatan yang dilakukan untuk menyelidiki atau pencarian lingkungan serta mengenali peristiwa-peristiwa dan kondisi keperluan pengambilan keputusan. Peranan system informasi adalah mencari dan menyaring lingkungan organisasi baik dari dalam maupun dari luar untuk menunjukan adanya peluang atau ancaman.

2.      Kegiatan Perancangan (design activities)

Merupakan untuk mengembangkan dan mengevaluasi akternatif serta jalanya tindakan. Peranan informasi adalah membantu untuk menghailkan dan mengevaluasi alternative keputusan. Pencarian alternative solusi dapat menggunakan model optimalisasi dengan program linear. Hal ini bertujuan agar dapat menghemat tenaga dan waktu dalam pencarian solusi.

3.      Kegiatan Pemilihan (choice activities)

Peranan dari system informasi adalah untuk membantu terhadap penekanan dan prioritas alternative  keputusan dan menyediakan umpn balik terhadap implementasi keputusan. Model keputusan yang mendukung tahapan ini adalah model keputusan perangkat statistic, analisis sensitivitas, dan prosedur pemilihan.

Bedasarkan tingakatan manajer, kebutuhan informasi berbeda setiap tingkatanya. Dimana manager  tingkat atas membutuhkan informasi yang berasal dari lingkungan eksternal untuk menyelesaikan masalah tidak terstruktur atau keputusan strategik. Manager tingkat menengah menbutuhkan informasi yang berasal dari lingkunan internal dan eksternal untuk membuat keputusan semiterstruktur. Sementara manager tingkat bawah membutuhkan informasi yang berasal dari lingkungan internal untuk membuat keputusan terstruktur.

Ada dua alasan penting mengapa manajemen membutuhkan sistem pendukung yang mampu untuk meningkatkan pengambilan keputusannya.

1. Keputusan untuk membangun sistem informasi yang dapat memenuhi kebutuhan manajemen tingkat atas.

Dengan hanya mengandalkan sistem informasi manajemen tanpa bantuan sistem pendukungnya, sulit bagi manajemen terutama di tingkat atas untuk mengambil keputusan yang strategis. Hal ini disebabkan karena umumnya pengambilan keputusan yang strategis tersebut lebih bersifat kebijakan dengan dampak luas dan/atau pada situasi yang tidak terstruktur.

2. Kebutuhan untuk menciptakan pelaporan dan proses pengambilan keputusan yang memiliki arti (makna).

Manajemen di sini di dorong untuk bagaimana mengembangkan pelaporan yang lebih baik lagi untuk pengukuran kinerja aktivitas yang dilaksanakannya dan menginformasikan berbagai tipe pengambilan keputusan yang baru. Dengan bantuan sistem pendukung yang disiapkan, maka hal ini akan lebih memungkinkan manajemen untuk mendapatkan pelaporan dan proses pengambilan keputusan yang lebih baik lagi.

Selain dua alasan yang dikemukakan di atas, masih ada beberapa alasan lainnya mengapa sistem pendukung dibutuhkan dalam melengkapi sistem informasi manajemen yang ada, yaitu:

1. untuk melengkapi sistem informasi manajemen yang tersedia adalah karena sistem ini tentunya akan lebih mempercepat perhitungan,

2. untuk mengatasi kelemahan-kelemahan sistem informasi manajemen yang ada terutama dalam menyajikan informasi yang tidak terstruktur atau informasi yang hanya diperuntukkan untuk manajemen tingkat atas,

3. untuk meningkatkan kemampuan dalam pemrosesan dan penyimpanan data dan informasi, mengurangi biaya, mendukung aspek teknis dalam pengambilan keputusan, dan untuk mendukung kualitas, dan memberikan keunggulan kompetitif bagi penggunanya.

Banyak sistem pendukung yang tersedia dan mampu melengkapi sistem informasi manajemen yang ada. Beberapa sistem pendukung yang akan dibahas di sini, di antaranya adalah:

1.      Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan/Decision-Support Systems (DSS).

2.      Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan/Group Decision-SupportSystems(GDSS).

3.      Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive-SupportSystems(ESS).

4.      Sistem Pakar/Expert System

Keempat sistem pendukung tersebut, dapat mendukung pengambilan keputusan dengan sejumlah cara. Sistem pendukung ini dapat dengan otomatis melakukan prosedur-prosedur pengambilan keputusan tertentu.

Terdapat beberapa hal yang membuat perhatian terhadap informasi semakin tinggi, yaitu :

1.      Lingkungan bisnis yang semakin kompetitif yang melibatkan munculnya ekonomi global, perkembangan teknologi, dan batas waktu yang singkat.

2.      Kemampuan computer ang semakin meningkat.

3.      Perkembangan internet, globalisasi perdagangan, yang akan meningkatkan system informasi dalam bidang manajemen dan bisnis.

4.      Penggunaan system informasi megoptimalkan dalam proses pengambilan keputusan, seperti peningkatan produktivitas, menghemat biaya dan waktu.

BAB III

KESIMPULAN

            Berdasarkan pembahasan diatas, kami mengambil kesimpulan antara lain :

• Setiap tingkatan manajer membutuhkan sumber informasi yang berasal dari lingkungan berbeda-beda.
• Karena jenis masalah yang berbeda sehingga cara mengambil keputusan berbeda dan metode yang dilakukan untuk membuat keputusan berbeda. Hal ini disebabkan ketika mengidentifikasi masalah, terlebih dahlu membuat prioritas masalah.
• Dengan adanya lingkungan bisnis yang semakin kompetitif, maka system informasi akan sangat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan. Oleh karenanya manager harus peka terhadap informasi dan selalu berusaha mendapatkan informasi yang terbaru dan tercepat dengan pengembangan model-model pengambilan keputusan.

DAFTAR PUSTAKA

P, Majar.2009. pengaruh system informasi terhadap keputusan,(Online) (http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/2103425-pengaruh-system-informasi-pengambilan-keputusan/#ixzz1YnDacfIG, diakses 24 september 2011)

Robins, steven P/Coulter, Mary, Manajemen: adisi kedelapan/jilit 1. Sandieago State University. Indeks

Iskandar, ridwan, Wikipedia; pengertian system iformasi. (Online), (http://ridwaniskandar.files.wordpress.com/2009/05/52-pengertian-sistem-informasi. diakses 24 september 2011)

Ismail, zeno, Wikipedia ; pengertian keputusan. (online) (http://zenoiskandar.files.wordpress.com/2009/05/52-pengertian-sistem-informasi, diakses 25 september 2011.)